Cuando estás preparando la boda te surgen constantemente preguntas como: ¿Cómo organizar las mesas de la boda? ¿Cómo siento a mis invitados para que estén cómodos? ¿Cómo gestiono a los invitados que no se llevan bien?, etc. Sé que es un tema complejo y que cada boda es un mundo, pero he tratado de poner algunos trucos y consejos para intentar ayudaros a organizar las mesas.
Tener lista de invitados confirmados
Aunque parezca algo lógico es importante reconfirmar con todos los invitados si van a venir o no. A los que no os hayan confirmado la asistencia es mejor que los llaméis uno por uno para ver si vendrán o no.
Esto se suele hacer 1-2 meses antes, aunque actualmente con la pandemia se está apurando más y reconfirmando un par de semanas antes. Esto también os dará el margen para avisar al catering sobre posibles bajas y os ahorraréis pagar cubiertos. Además, podréis reconfirmar el número de regalitos y detalles que necesitáis.
A última hora siempre hay alguna cancelación por algún imprevisto, pero la mayor parte del trabajo estará hecho y os quitará de preocupaciones la última semana.
Ordenar a los invitados por grupos
La forma más fácil para hacer las mesas es tener a los invitados ordenados por grupos. De esta manera, será más fácil filtrar, hacer las mesas y sentar a gente con afinidades parecidas juntos.
Ej: Familia del novio, familia de la novia, amigos del novio, amigos de la novia, compañeros de trabajo, etc.
Una vez divididos los invitados por grupos puedes subdividirlos en categorías más pequeñas. Ej: amigos del novio puedes dividirlos en amigos del colegio, amigos de la universidad, amigos de veraneo…
Tener un plano del espacio con la distribución, el tipo de mesas y su tamaño
Una vez tengáis el número de invitados más o menos claro tendréis que hablar con el espacio para determinar el número de mesas y el tamaño de las mismas. Cada boda es un mundo y cada espacio tiene un mobiliario distinto incluido. Las mesas que suelen tener los espacios son mesas o bien redondas o rectangulares, en caso de desear algún montaje diferente se suele tener que alquilar el material aparte.
En las bodas muy íntimas con pocos invitados se puede poner una sola mesa imperial. En las bodas numerosas, se suele optar por mesas redondas de banquete o por una combinación de mesas redondas y rectangulares.
Las mesas redondas de banquete suelen ser las más usadas ya que permiten mucha interacción y fomentan el dialogo. Suelen ser para 10 personas (si no hay restricciones). Las mesas imperiales las puedes hacer tan largas como quieras, pero tienen un gran impedimento, y es que los invitados solo pueden mantener conversaciones con los invitados que se sientan cerca.
No solo es importante y necesario pensar quién se sentará con quién, sino que también hemos de pensar en dónde se ubicará cada mesa. A veces este equilibrio no siempre es fácil.
Normalmente, las mesas que se sitúan cerca de la mesa presidencial son las que más importancia tienen para los invitados.
Usar herramientas que os permitan rectificar y tener una visión completa del espacio.
Es probable que no os cuadre a la primera, no os desesperéis. Os dejo algunos consejos y trucos para hacer las mesas:
- Es muy recomendable que uséis un formato editable para no tener que repetirlo todo de nuevo cada vez que tengáis que hacer un cambio.
- Tiene que ser algo que se rápido de modificar sin causar un desbarajuste en tu perspectiva global.
Si eres de la «vieja escuela» y eres amante del papel y la papelería el método de plano de mesas con papel y lápiz/ post-its es tu método. Coger una plantilla con las mesas dibujadas y escribe en pequeños post-it el nombre de cada invitado y velos pegando. Para hacerlo más visual podéis coger post-it de colores. Si tienes que hacer modificaciones basta con despegar los post-its y pegarlos en su nueva ubicación.
Si eres más digital, de los que lo hace todo con ordenador o apps y no quiere saber nada del papel usa aplicaciones como bodas.net u programas de diseño como autocad, power point o Canva o listados en Excel. En internet, también existen numerosas herramientas y plantillas gratuitas que te pueden ayudar con esta labor. La mayoría son muy intuitivas y permiten exportar e imprimir los planos para dárselos a la wedding Planner y al maître.
¿Cómo organizar las mesas de la boda? ¿A quién siento con quién?
Una vez tienes clara la herramienta que quieres usar tendrás que empezar a distribuir a los invitados.
Es complicado satisfacer los gustos de todos los invitados, nunca llueve al gusto de todos, pero no os agobiéis por eso.
- Mesa presidencial: Es la mesa principal en la que se sientan los novios. Lo normal es que se ocupe una parte de la mesa únicamente para que nadie esté dando la espalda al resto de los invitados y para que tengáis un protagonismo especial. Esta mesa puede ser rectangular, redonda solo ocupando mitad o de cualquier otra forma que se os ocurra.
Lo más habitual es que se sienten los novios y sus padres, en algunas ocasiones también se incluye a los abuelos. Hay parejas que optan por sentarse solos, con hermanos, testigos o amigos cercanos. Como os decía al principio cada boda es un mundo y tiene que estar a vuestro gusto y os tenéis que sentir cómodos. - Los familiares cercanos: se suelen sentar en las mesas más cercanas a los novios.
- Luego se empiezan a distribuir a los invitados por categorías: hay parejas que optan en dividir el salón y poner a los invitados del novio en un lado y a los de la novia en otro. Mientras que hay otras parejas que optan por mezclar las mesas o incluso los grupos de amigos. Eso es decisión vuestra y dependerá también de si vuestros amigos se conocen o creéis que puede ser divertido que interaccionen.
Intentar agrupar a la gente por afinidades y si hay algún amigo que no se soporta con otro tratarlos de ponerlos en mesas diferentes para evitar roces y que todo el mundo se sienta cómodo. - Si tenéis compromisos por parte de vuestros padres pedirles consejo o directamente pedirles que os hagan ellos sus mesas para no meter la pata.
- Los niños: en caso de tener muchos niños podéis hacer una mesa para ellos. Es aconsejable que esta mesa esté situada lejos de la mesa presidencial y en una de las esquinas del salón ya que los niños suelen moverse y así molestan menos.
Espero que estos consejos sobre cómo organizar las mesas de la boda te hayan sido útiles. Te dejo el link al articulo sobre los Errores a evitar al organizar las mesas de la boda por si aún no lo has leído.
Si necesitáis ayuda con la organización de las mesas o queréis más consejos no dudéis en contactarme para agendar una sesión de asesoría personalizada. Si os habéis dado cuenta de que necesitáis ayuda con la organización o coordinación también podéis contactarme y estaré encantada de hablar con vosotros y ver cómo os puedo ayudar.
